Personnel Alter Ego inc.

Vous cherchez un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage? Celui-ci est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe juridique en droit immobilier. 

SOMMAIRE DU POSTE :
Contribue à la gestion des pratiques de professionnels du droit immobilier par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.
Travail de secrétariat varié notamment révision et correction de correspondance et de documents.
Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers.
Soutien aux fonctions administratives des professionnels du droit notamment quant à leur participation aux comités internes et externes.
La personne travaillera un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

FONCTIONS PRINCIPALES :
- Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
- Transcrire des documents à partir de notes manuscrites et/ou de messages téléphoniques;
- Comparer des documents avec Litera Compare;
- Mettre à jour des listes de clients;
- Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;
- Échanger directement avec d’autres professionnels du droit lors de l’absence des patrons;
- Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
- Ouvrir des nouveaux dossiers;
- Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
- Initier des appels conférence;
- Gérer l’agenda du professionnel du droit;
- Gérer des courriels;
- Rechercher, saisir et mettre à jour des données dans OnePlace;
- Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants;
- Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
- Commander des repas, breuvages et autres;
- Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
- Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
- Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;
- Préparer la facturation mensuelle;
- Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
- Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
- Aider d’autres professionnels du droit ainsi que d’autres adjointes du département (ou d’autres départements) lorsque requis;
- Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis;
- Assermenter des avocats et clients.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :
- Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent ;
- Posséder 7 années d’expérience en pratique privée pour un ou des professionnels du droit incluant, idéalement, un.e associé.e.

CONNAISSANCES ET APTITUDES :
- Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
- Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
- Connaissance des procédures et pratiques légales;
- Habiletés de communication orales et écrites en français et en anglais;
- Connaissances des logiciels bureautiques;
- Capacité de travailler en équipe;
- Souci du détail.

AVANTAGES :
- 3 ou 4 semaines de vacances, selon l’expérience
- Assurances collectives jour 1
- Régime de retraite après 1 an de service
- Hybride, 4 jours au bureau

Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées!

Are you looking for a firm offering a dynamic and stimulating environment to start a career or take a new direction? This one is looking for a legal assistant in real estate law. 

POSITION SUMMARY:
Contributes to the management of real estate law professionals' practices through administrative and secretarial support, enabling legal professionals to provide better service to clients.
Various secretarial work including editing and proofreading correspondence and documents.
Various administrative support including filing, reminder system, correspondence, emails, telephone, travel and meeting arrangements (including food), client relations, file archiving.
Support for the administrative functions of legal professionals, including their participation on internal and external committees.
The person will work a 35-hour schedule per week, Monday to Friday.

MAIN FUNCTIONS:
- Correct and layout documents (letters, memos, notes to file, opinions, procedures, etc.);
- Transcribe documents from handwritten notes and/or telephone messages;
- Compare documents with Litera Compare;
- Update client lists;
- Photocopy and request various printing and scanning jobs;
- Interact directly with other legal professionals during the absence of the bosses;
- Prepare material when the legal professional is a speaker (Power Point);
- Open new files;
- Follow up on internal and external calls when required;
- Initiate conference calls;
- Manage the legal professional's agenda;
- Manage emails;
- Search, enter and update data in OnePlace;
- Book travel, cars, hotels and restaurants;
- Book conference rooms for meetings, video conferences and client meetings;
- Order meals, beverages and others;
- Prepare requests for conflict research and forward them to the people concerned;
- Monitor time entries on a daily basis and enter or revise them in the system;
- Review and validate time entries on a weekly and monthly basis;
- Prepare monthly invoicing;
- Prepare expense accounts, have them approved when required and follow up;
- Prepare requests for cheques or bank transfers from the trust account;
- Assist other legal professionals as well as other assistants in the department (or other departments) when required;
- Assist students and articling students when required;
- Swearing in lawyers and clients.

EDUCATION AND EXPERIENCE:
- Diploma in legal secretarial work or equivalent;
- 7 years of experience in private practice for one or more legal professionals, including, ideally, a partner.

KNOWLEDGE AND SKILLS:
- Organizational skills for managing multiple tasks;
- Ability to take initiative and work independently with minimal supervision;
- Knowledge of legal procedures and practices;
- Oral and written communication skills in French and English;
- Knowledge of office software;
- Ability to work in a team;
- Attention to detail.

BENEFITS:
- 3 or 4 weeks of vacation, depending on experience
- Group insurance on day 1
- Pension plan after 1 year of service
- Hybrid, 4 days in the office

Join a unique corporate culture that encourages teamwork and fosters mentorship and the continuous exchange of ideas!