Personnel Alter Ego inc.

Basant sa pratique sur l’excellence tant face à ses clients que ses employés, ce cabinet d’avocats est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe juridique pour rejoindre son équipe.

L'employé(e) qui occupera ce poste fera partie d'une équipe bilingue et sera amené(e) à travailler sur des documents en français ou en anglais pour des avocats, des clients ou des professionnels qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Certaines demandes seront envoyées uniquement en français ou en anglais.

La personne retenue sera chargée de fournir un soutien aux membres de l'équipe dans divers groupes de pratique, de gérer les demandes, et de fournir un soutien et une production de documents de base. 

À titre d’Adjoint(e) administratif(ve) juridique bilingue, vous aurez les responsabilités suivantes:

Générales
- Collaborer de manière harmonieuse avec les membres de l’équipe pour fournir une assistance complète pour tout ce qui est lié au tri et à la gestion des demandes. Faire preuve de rapidité pour répondre aux questions, respecter systématiquement les délais fixés et favoriser une coopération harmonieuse entre les divers services et personnes au sein du cabinet. 
- Gérer de manière efficace les variations de flux de travail avec peu de supervision. Superviser la gestion des demandes, établir les priorités de travail et assurer la bonne coordination pour le compléter à temps.
-Répondre aux questions relatives aux processus et aider les teneurs de temps à résoudre leurs problèmes selon leur domaine d’expertise et leurs responsabilités.
- Assurer la liaison avec les autres ressources de soutien du cabinet et leur envoyer les demandes le cas échéant pour assurer l’utilisation efficace et appropriée des ressources.
- S’assurer d’effectuer le suivi des demandes avec précision dans le système de flux de travail. Fournir un soutien d’appoint au sein du centre de ressources. 
- Améliorer de manière continue ses connaissances professionnelles et ses compétences techniques grâce à une participation active au sein de l’équipe. Partager les connaissances, les informations et faire du mentorat auprès des personnes concernées et des membres de l’équipe dans le but de créer un environnement positif et collaboratif. 
- Assurer le contrôle de la qualité de son propre travail, en posant des questions précises le cas échéant, et réviser le travail des autres.
- Fournir un soutien à des avocats appartenant à des groupes de pratique spécifiques, selon les besoins, afin de maintenir le soutien apporté par les Services de soutien juridique du cabinet et d'assurer la continuité des opérations juridiques ainsi que la satisfaction des clients.
- Accomplir toutes autres tâches, en fonction des besoins. 

Soutien opérationnel et administratif
- Collaborer avec les clients du Centre de ressources pour traiter les dépenses des teneurs de temps en créant des rapports de dépenses conformément aux lignes directrices établies par le cabinet.
- Soumettre et traiter les chèques et les factures des fournisseurs et des tiers parties dans le système du cabinet.
- Fournir un soutien administratif, notamment imprimer, numériser, télécopier, photocopier, archiver, sauvegarder et modifier le nom des documents dans le système de gestion des documents du cabinet, préparer les cahiers, copier les documents sur des CD ou des clés USB, saisir les données dans la base de données et télécharger ou téléverser des fichiers provenant de l’Internet ou de bases de données.
- Travailler avec le service Gestion des dossiers pour créer, tenir à jour et sauvegarder les dossiers des clients conformément aux politiques et aux lignes directrices du cabinet.

Documents (soutien fondamental)
- Rédiger, effectuer les corrections et le formatage de base et réviser la correspondance, les mémos, les documents relatifs aux transactions importantes, les rapports, les formulaires, les étiquettes, etc. 
- Corriger les projets de documents et s’assurer que le formatage, l’orthographe et la grammaire sont adéquats et que le texte est clair.
- Préparer les documents juridiques simples pour la Cour. 

Soutien aux avocat(e)s et aux clients
- Aider les clients pour tout ce qui est lié à la réservation de voyages, à la préparation des itinéraires en tenant compte de leurs préférences, notamment la réservation des billets d’avion, des chambres d’hôtel, du transport terrestre et des repas.
- Mettre à jour de façon régulière les noms et les adresses des clients dans la base de données. 
- Aider divers groupes de pratique dans le cadre de la préparation de documents juridiques en s’assurant de tenir compte des exigences établies. 
- Maintenir un bon niveau de connaissance de la terminologie juridique, des règlements et procédures des tribunaux ainsi que de la terminologie médicale, s’il y a lieu.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :
- Diplôme postsecondaire dans un programme d’adjoint(e) juridique.
- Une à trois années d’expérience de travail pertinente acquise préférablement dans le domaine juridique ou d’autres services professionnels.
- Bilinguisme en français et anglais requis.
- Compétences de niveau intermédiaire dans l’utilisation de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Acquérir et maintenir une compréhension approfondie des politiques opérationnelles du cabinet, des processus et de la technologie propre au cabinet.
- Posséder de solides compétences en traitement de texte, en orthographe, en rédaction et en révision.
- Travailler efficacement avec les autres membres de l’équipe et faire preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions. 
- Fournir un niveau élevé de service aux collègues et aux clients (sur une base restreinte/ selon les besoins liés à des demandes spécifiques).
- Faire preuve d’un grand sens de l’organisation lorsqu’il s’agit d’évaluer les priorités et d’accomplir les tâches; démontrer de solides aptitudes en gestion de temps et une bonne capacité à compléter plusieurs tâches en même temps et à travailler sous pression pour respecter les délais serrés.
- Faire preuve d’une bonne écoute pour être en mesure de bien cerner les besoins des clients et des collègues; poser des questions pour clarifier les attentes, chercher à bien saisir les situations, les problèmes et les préoccupations. 
- Faire preuve de réactivité à l’égard des demandes des clients et des collègues et les tenir informés des progrès effectués dans le traitement de leurs demandes; capacité à identifier et adresser en temps opportun les obstacles pouvant nuire à l’atteinte du résultat souhaité. 

Ce qui vous est offert :
- Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
- Une rémunération concurrentielle, entre 58 000 et 70 000$ selon votre expérience, le paiement des heures supplémentaires, des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête, un mode de travail hybride (3 jours au bureau) et un horaire de 8h à 16h ou de 10h à 18h.
- Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
- La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
- Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Joignez cette équipe dynamique et professionnelle dans ce poste qui vous apportera de la diversité de tâches et des défis quotidiens! Nous sommes impatients de faire votre connaissance!

Basing its practice on excellence for both its clients and its employees, this law firm is looking for a legal assistant to join its team.

The employee who will occupy this position will be part of a bilingual team and will be required to work on documents in French or English for lawyers, clients or professionals who only understand and communicate in English or French. Some requests will be sent only in French or English.

The successful candidate will be responsible for providing support to team members in various practice groups, managing applications, and providing support and production of documents. 

As a Bilingual Administrative Assistant, you will be responsible for the following:

General
- Collaborate harmoniously with team members to provide comprehensive assistance with all matters related to triage and request management. Be quick to respond to questions, consistently meet deadlines, and foster smooth cooperation between the various departments and individuals within the firm. 
- Effectively manage workflow variations with little supervision. Oversee the management of requests, establish work priorities and ensure the right coordination to complete it on time.
- Answer questions related to processes and assist time holders in resolving their problems according to their area of expertise and responsibilities.
- Liaise with other firm support resources and forward requests to them as appropriate to ensure the effective and appropriate use of resources.
- Ensure that requests are accurately tracked in the workflow system. Provide support within the resource center. 
- Continuously improve professional knowledge and technical skills through active participation within the team. Share knowledge, information and mentorship with stakeholders and team members to create a positive and collaborative environment. 
- Ensure quality control of one's own work, asking specific questions when appropriate, and review the work of others.
- Provide support to lawyers in specific practice groups, as required, to maintain the support provided by the firm's Legal Support Services and ensure continuity of legal operations and client satisfaction.
- Perform all other tasks as required. 

Operational and administrative support
- Collaborate with Resource Centre clients to process time-limit expenses by creating expense reports in accordance with guidelines established by the firm.
- Submit and process cheques and invoices from vendors and third parties in the firm's system.
- Provide administrative support, including printing, scanning, faxing, photocopying, archiving, saving and changing the names of documents in the firm's document management system, preparing notebooks, copying documents to CDs or USB keys, entering data into the database, and downloading or uploading files from the Internet or databases.
- Work with the Records Management department to create, maintain and save client files in accordance with the firm’s policies and guidelines.

Documents (foundational support)
- Write, perform basic corrections and formatting and review correspondence, memos, major transaction documents, reports, forms, labels, etc. 
- Proofread draft documents and ensure proper formatting, spelling, grammar and clear text.
- Prepare simple legal documents for the Court. 

Lawyer and Client Support
- Assist clients with everything related to booking travel, preparing itineraries taking into account their preferences, including booking airfare, hotel rooms, ground transportation and meals.
- Update customer names and addresses in the database on a regular basis. 
- Assist various practice groups in the preparation of legal documents ensuring that established requirements are taken into account. 
- Maintain a good level of knowledge of legal terminology, court rules and procedures, and medical terminology, as applicable.

The ideal candidate will be distinguished by the following profile:
- Post-secondary degree in a legal assistant program.
- One to three years of relevant work experience preferably in the legal field or other professional services.
- Bilingualism in French and English required.
- Intermediate-level skills in the use of the Microsoft suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Gain and maintain a thorough understanding of the firm's operational policies, processes and technology unique to the firm.
- Have strong word processing, spelling, writing and editing skills.
- Work effectively with other team members and demonstrate tact, respect, and professionalism in all interactions. 
- Provide a high level of service to colleagues and clients (on a restricted basis/as needed related to specific requests).
- Demonstrate strong organizational skills when it comes to assessing priorities and completing tasks; demonstrate strong time management skills and a good ability to multitask and work under pressure to meet tight deadlines.
- Be a good listener to be able to identify the needs of clients and colleagues; ask questions to clarify expectations, seek to understand situations, problems and concerns. 
- Be responsive to requests from clients and colleagues and keep them informed of the progress made in the processing of their requests; ability to identify and address obstacles that may hinder the achievement of the desired outcome in a timely manner. 

What is offered to you:
- Exceptional benefits from day one including firm-paid group insurance coverage, a wellness program and a technology expense allowance.
- Competitive compensation, between $58,000 and $70,000 depending on your experience, overtime pay, generous time off, including a day off for volunteer activities and a day off for your birthday, a hybrid work mode (3 days in the office) and a schedule from 8 a.m. to 4 p.m. or 10 a.m. to 6 p.m.
- Opportunities for growth and professional development at all levels, with a culture that fully encourages and values dialogue-based feedback.
- The opportunity to be frequently involved in the community and a commitment to equity, diversity and inclusion.
- A collaborative and cohesive culture where lawyers and business teams work together towards a common goal.

Join this dynamic and professional team in this position that will bring you diversity of tasks and daily challenges! We look forward to getting to know you!