Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet-boutique est à la recherche d’une personne qui jouera un rôle stratégique dans le soutien et l’optimisation du fonctionnement quotidien du cabinet à titre de directeur ou directrice des ressources humaines et des opérations. Cette personne assurera la gestion des ressources humaines pour le personnel administratif ainsi que la coordination opérationnelle, afin de favoriser une organisation performante, inclusive et durable. 

Son approche met de l’avant le bien-être du personnel, l’amélioration continue et l’alignement avec la vision globale du cabinet.

Tâches

Ressources humaines 
- Gérer le recrutement, l’intégration et les départs;
- Rédiger et publier les offres d’emploi pour les adjointes et le personnel de soutien;
- Organiser les entrevues et participer à la sélection;
- Mettre en place un plan d’accueil et d’intégration pour faciliter l’entrée en poste;

Développement et suivi
- Organiser les formations pour le personnel administratif (ex. outils numériques, gestion du stress et communication);
- Effectuer des suivis réguliers de performance avec les employés administratifs;
- Identifier des opportunités de progression interne;
- Piloter le processus d’évaluation annuelle en cohérence avec la stratégie de l’entreprise;
- Définir et suivre un cadre clair de gestion de la performance incluant objectifs et indicateurs mesurables;
- Suivre la performance individuelle et collective et proposer des plans de développement adapté;
- Promouvoir la reconnaissance et la valorisation de la performance au sein de l’équipe administrative;

Relations de travail
- Intervenir en cas de conflits interpersonnels ou de problématiques de communication;
- Accompagner les gestionnaires dans l’application des politiques RH;
- Offrir du soutien continu au personnel administratif;

Politiques et conformité
- Mettre à jour les politiques internes applicables dans son domaine respectif;
- Veiller à la conformité aux normes CNESST et aux obligations légales en matière de travail;

Ressources humaines
- Gestion disciplinaire;
- Encadrer les processus disciplinaires en collaboration avec les parties prenantes;

Opérations
- Gérer des projets spéciaux en collaboration avec l’associé en charge;
- Piloter le processus d’archivage des dossiers, tant internes qu’externes;
- Assurer le bon fonctionnement des services de réception, de courrier, etc.;
- Gérer les relations avec les fournisseurs (papeterie et entretien ménager) ainsi que les fournisseurs TI en collaboration avec le comité TI;
- Contrôler le budget lié aux opérations administratives; 
- Assurer la cohérence entre les opérations administratives et les objectifs stratégiques du cabinet;
- Gérer la sécurité et le développement avec les parties prenantes;

Évènement
- Assurer le suivi du calendrier des évènements internes tout en veillant au respect des budgets et des échéanciers;
- Planifier et organiser les évènements internes selon le calendrier établi au préalable (cocktail, retraite annuelle, souper de Noël, etc.).

Profil recherché
- Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, administration ou domaine connexe;
- 6 à 10 ans d’expérience pertinente en coordination RH et/ou opérations;
- Excellentes habiletés organisationnelles, discrétion et sens du service;
- Maîtrise des outils technologiques; 
- Français requis et connaissance de l’anglais; 
- Expérience dans un cabinet juridique ou cabinet professionnel (fort atout).

Les conditions
- Un poste temporaire jusqu’en avril 2027 à temps plein, remplacement de congé de maternité (35 heures semaine); 
- Un horaire de travail de jour du lundi au vendredi; 
- Un poste hybride (télétravail et présentiel); 
- Un salaire compétitif;
- Un programme d’assurance collective; 
- Un programme d’aide aux employés;
- Un programme de REER avec cotisation de l’employeur; 
- Une allocation annuelle pour le mieux-être;
- 25 jours de vacances par année.

Vous désirez vous joindre à une équipe performante et dynamique qui a à cœur autant la satisfaction de ses clients que de ses employés? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This boutique firm is looking for someone who will play a strategic role in supporting and optimizing the day-to-day operations of the firm as Director of Human Resources and Operations. This person will ensure the management of human resources for the administrative staff as well as operational coordination, in order to promote a high-performance, inclusive and sustainable organization. 

His or her approach emphasizes staff well-being, continuous improvement and alignment with the firm's overall vision.

Tasks

Human resources 
- Manage recruitment, onboarding and departures;
- Write and publish job offers for assistants and support staff;
- Organize interviews and participate in the selection process;
- Implement a welcome and integration plan to facilitate the entry into the position;

Development and monitoring
- Organize training for administrative staff (e.g. digital tools, stress management and communication);
- Conduct regular performance follow-ups with administrative employees;
- Identify opportunities for internal progression;
- Manage the annual evaluation process in line with the company's strategy;
- Define and monitor a clear performance management framework including measurable objectives and indicators;
- Monitor individual and collective performance and propose adapted development plans;
- Promote the recognition of performance within the administrative team;

Labour Relations
- Intervene in the event of interpersonal conflicts or communication problems;
- Support managers in the application of HR policies;
- Provide ongoing support to administrative staff;

Policies and Compliance
- Update the internal policies applicable in their respective field;
- Ensure compliance with CNESST standards and legal obligations in terms of work;

Human resources
- Disciplinary management;
- Supervise disciplinary processes in collaboration with stakeholders;

Operations
- Manage special projects in collaboration with the partner in charge;
- Manage the archiving process of files, both internal and external;
- Ensure the proper functioning of reception services, mail, etc.;
- Manage relationships with suppliers (stationery and housekeeping) as well as IT suppliers in collaboration with the IT committee;
- Control the budget related to administrative operations; 
- Ensure consistency between administrative operations and the firm's strategic objectives;
- Manage security and development with stakeholders;

Event
- Ensure the follow-up of the calendar of internal events while ensuring that budgets and deadlines are respected;
- Plan and organize internal events according to the pre-established schedule (cocktail party, annual retreat, Christmas dinner, etc.).

Desired profile
- University degree in human resources management, administration or related field;
- 6 to 10 years of relevant experience in HR coordination and/or operations;
- Excellent organizational skills, discretion and sense of service;
- Mastery of technological tools; 
- French required and knowledge of English; 
- Experience in a law firm or professional firm (strong asset).

Conditions
- A temporary position until April 2027 on a full-time basis, in lieu of maternity leave (35 hours per week); 
- A day work schedule from Monday to Friday; 
- A hybrid position (teleworking and face-to-face); 
- A competitive salary;
- A group insurance program; 
- An employee assistance program;
- An RRSP program with employer contributions; 
- An annual wellness allowance;
- 25 days of vacation per year.

Do you want to join a high-performance and dynamic team that cares about the satisfaction of both its customers and its employees? Give us the privilege of getting to know you!